La situación de partida: mucha actividad, poco control
La empresa ofrecía formación técnica y profesional para particulares y empresas en la provincia de A Coruña. Tenía 14 cursos en catálogo, dos aulas propias, un equipo de seis formadores (algunos internos, la mayoría externos) y una administrativa que coordinaba matrículas, horarios y facturación.
Facturaba unos 180.000 € al año y llevaba 8 años en el mercado. La dirección estaba convencida de que el negocio iba bien — hasta que los dos últimos ejercicios empezaron a cerrar con resultado plano o ligeramente negativo. Ahí es cuando me contactaron.
"No entendemos qué está pasando. Facturamos lo mismo que hace tres años pero ya no queda nada a final de año". Eso me dijo la gerente en la primera reunión. La respuesta no estaba en la facturación total — estaba en lo que se facturaba y cómo se facturaba.
Radiografía del catálogo — Antes de la consultoría
Cursos activos
14
Ningún escandallo de costes
Facturación anual
~180.000 €
Estancada, resultado plano
Estacionalidad
Muy alta
70 % facturación oct-may
Ingresos recurrentes
0 €
Todo venta de curso único
Lo que encontramos al escandallar cada curso
El análisis con el Método Rentabilismo empezó con lo más básico — y lo más revelador: calcular, curso por curso, cuánto costaba realmente impartirlo y cuánto dejaba de margen:
- Escandallo inexistente. Los precios de cada curso se habían fijado hace años mirando al mercado. Nadie había sumado coste del formador, horas de coordinación, materiales, amortización del aula, suministros y gastos estructurales asignables.
- Formadores externos con márgenes muy dispares. Algunos se pagaban a 25 € la hora y dejaban buen margen; otros a 45-50 € la hora dejaban un margen mínimo o directamente negativo — especialmente cuando el grupo no llenaba.
- Cursos con grupos muy pequeños. Cuatro de los 14 cursos se impartían con 5-7 alumnos cuando el punto muerto estaba en 12. Se hacían "porque estaban en el catálogo", no porque fueran rentables.
- Estacionalidad brutal. Junio, julio y agosto eran tres meses prácticamente muertos. La estructura de costes fijos seguía corriendo, pero los ingresos caían más del 80 %.
- Cero producto recurrente. Cada alumno se captaba, pagaba su curso y desaparecía. No había formación continua, ni suscripciones, ni acuerdos anuales con empresas, ni contenido online de pago.
Dato clave: de los 14 cursos en catálogo, 6 eran claramente rentables, 2 estaban en punto de equilibrio — y 6 perdían dinero sistemáticamente. La empresa estaba subvencionando la mitad de su catálogo con la otra mitad.
Clasificación del catálogo por rentabilidad
Cursos rentables
Margen > 25 %, grupos al máximo
Cursos en equilibrio
Margen 0–10 %, grupos irregulares
Cursos deficitarios
Margen negativo, grupos por debajo del punto muerto
Qué cambiamos: las 5 decisiones que dieron la vuelta al negocio
Reducción del catálogo — de 14 a 9 cursos
Eliminamos 5 de los 6 cursos deficitarios. El sexto lo rediseñamos: cambio de formador, reducción de horas y ajuste del precio al alza. Los 2 cursos en equilibrio se ajustaron subiendo precio y limitando los grupos a un mínimo de 10 alumnos para activar la convocatoria.
Decisión difícil, porque había cursos con mucha tradición y alumnos habituales. Pero el criterio fue claro: la empresa no podía seguir subvencionando formación que no rentaba.
Renegociación con formadores externos
Los formadores externos más caros se renegociaron por tarifas mixtas (fijo + variable por número de alumnos), lo que alineaba sus intereses con los de la empresa. Algunos aceptaron, otros no. Los que no aceptaron fueron sustituidos progresivamente.
El coste medio de impartición bajó un 18 % sin pérdida de calidad percibida por los alumnos.
Lanzamiento de producto recurrente — formación continua empresarial
El cambio más importante del proyecto. Diseñamos un producto nuevo: un programa de formación continua para empresas, con cuota anual y plan formativo personalizado. No era un curso — era un servicio de acompañamiento formativo para pymes de la provincia.
En los primeros 6 meses, se firmaron 11 acuerdos anuales con empresas locales. Esto generó un ingreso recurrente de unos 3.800 € mensuales que antes no existía — y que estabilizaba la facturación todo el año.
Ataque a la estacionalidad
Para los meses de verano diseñamos dos formatos específicos: cursos intensivos cortos (1-2 semanas) orientados a alumnos que querían aprovechar el verano y bonos de formación para empresas con sus plantillas. La estacionalidad no desapareció, pero junio, julio y agosto dejaron de ser meses muertos.
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Sistema mensual de control por curso
Establecimos un cuadro de mando mensual con 5 indicadores clave por curso: número de matriculados, tasa de ocupación, margen bruto, coste de adquisición y satisfacción del alumno. Esto permitió que las decisiones sobre convocatorias, precios y promociones dejaran de tomarse a ciegas.
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Los resultados: menos catálogo, más beneficio
Antes
Después (12 meses)
Menos cursos, más facturación, margen positivo estable y un componente recurrente que transforma la salud financiera del negocio.
Pero el resultado más importante fue estratégico: la empresa pasó de depender de una "temporada alta" para sobrevivir al resto del año, a tener ingresos estables los 12 meses. Eso cambia la manera de planificar, invertir y tomar decisiones de futuro.
Las lecciones que aplican a cualquier empresa de formación o servicios
Este patrón se repite en muchos negocios de formación, pero también en academias, centros de idiomas, consultorías técnicas y cualquier empresa que venda servicios con catálogo amplio y estacionalidad marcada:
Catálogo amplio sin saber qué producto renta y qué producto se arrastra por tradición.
Precios fijados por comparación con el mercado — nunca por escandallo real de costes.
Grupos mínimos por debajo del punto muerto «porque ya están convocados».
Negocio 100 % de venta única — cada cliente hay que captarlo desde cero otra vez.
Estacionalidad asumida como inevitable en vez de como un problema a resolver.
Si vendes servicios con catálogo amplio y te suena esta descripción, te recomiendo leer cómo calcular el margen de beneficio de un producto o servicio. Y también cómo reducir gastos sin recortar en lo que importa.
¿Por qué funciona la consultoría en empresas de formación?
Porque la formación es un sector con estructuras de coste muy claras y palancas de mejora muy concretas: escandallo por curso, tasa de ocupación, margen por grupo, mix de catálogo, peso del producto recurrente. Cuando alineas todo esto, los resultados aparecen rápido.
Como consultor de empresas en A Coruña, he trabajado con academias, centros de formación, escuelas técnicas y consultoras educativas en Galicia. El patrón es casi siempre el mismo — y la solución también: orden en el catálogo, claridad en los números y diseño de producto recurrente.
Eso es lo que hago en Consultoría Método: ayudarte a entender qué parte de tu negocio te da dinero, qué parte te lo quita y qué cambios concretos necesitas hacer para que el conjunto sea rentable.